Cuando cogemos el coche para ir a un lugar al que nunca hemos ido antes, necesitamos un mapa o un GPS.
Tu negocio es igual, necesita una guía para llegar al éxito. Si no tienes un mapa claro que registre la estructura y las responsabilidades de cada miembro del equipo, es probable que te pierdas y no llegues al objetivo.
Es aquí donde entra en juego el organigrama. En tu clínica dental, el organigrama es una guía que te muestra quién es responsable de qué y quién reporta a quién.
En este artículo, definimos qué es un organigrama, cuáles son los tipos más comunes, qué deberías tener en cuenta a la hora de crear tu propio organigrama y cómo se estructura en general.
Contenido de la página
¿Qué es un organigrama dental?
Un organigrama dental es una representación gráfica del equipo de una clínica dental.
Básicamente, es un diagrama que nos muestra cómo se distribuyen las funciones y las responsabilidades del equipo, incluyendo cómo se relacionan entre sí las diferentes áreas de la clínica.
Contar con un organigrama es clave para que tu equipo sepa qué tiene que hacer en cada momento y qué se espera de ellos. Esto también hace que las decisiones en el día a día sean más fáciles de tomar, ya que cada persona sabe cuál es su rol y cómo afecta a la clínica. Además, evita conflictos y confusiones sobre responsabilidades.
Un organigrama es una herramienta fundamental para establecer una estructura organizacional clara en una clínica dental.
Beneficios del uso de un organigrama dental
✓ Aumentar claridad en las funciones y responsabilidades de cada miembro de la clínica
✓ Toma de decisiones informadas y basadas en datos
✓ Mejora de la eficiencia en los procesos internos
✓ Fomentar la transparencia y la colaboración
Tipos de organigramas
Si estás planteando el organigrama de tu clínica dental, ten en cuenta que existen tres tipos de organigramas:
-
Organigrama jerárquico
El organigrama jerárquico es el más común en el ámbito dental. Los miembros de la clínica se organizan en una pirámide, en la que los miembros de los niveles superiores tienen más autoridad y control que los niveles inferiores.
Nota: Te recomendamos que el organigrama sea sencillo de entender, busca que se entienda a simple vista. Las tareas puede describirlas con más detalle en un documento aparte.
-
Organigrama funcional
El organigrama funcional distribuye las diferentes funciones y responsabilidades de los empleados en la clínica dental, independientemente de su posición en la jerarquía. Se trata de un organigrama muy útil para mostrar cómo se organizan las funciones y responsabilidades de los empleados en la clínica dental.
Las diferentes áreas de la clínica, como la recepción o las especialidades dentales, se muestran en el organigrama como cajas, y se conectan con líneas para mostrar las relaciones entre ellas.
-
Organigrama matricial
Por último, el organigrama matricial es una combinación de los dos anteriores. Los empleados se organizan en filas y las tareas en columnas, y se utiliza una matriz para mostrar la relación entre las diferentes tareas y los encargados de realizarlas.
¿Cómo se crea el organigrama de una clínica dental?
Aunque existen diferentes enfoques para crear organigramas, aquí tienes nuestros consejos:
- Antes de comenzar a crear el organigrama, define las responsabilidades de cada empleado y estable quién es su responsable directo. Es decir, deja claras las funciones de cada miembro del equipo y la estructura jerárquica de la empresa.
- Establece los límites de autoridad y decisiones para cada empleado, y define cómo estas afectan el flujo de trabajo. Esto es realmente útil en épocas de poco personal, como en vacaciones.
- Agrupa a los empleados en departamentos o áreas. Así será más fácil asignar tareas a cada departamento y evitar duplicidades.
- Elige un tipo de organigrama que se adecúe a vuestra cultura de empresa y hazlo visual, que sea fácil de entender.
- Detalla incluso las tareas más pequeñas. Es importante que todas las tareas estén incluidas y bien definidas para evitar malentendidos.
Estructura básica del organigrama de una clínica dental
El organigrama de una clínica dental varía en función del tamaño y de las especializaciones que tenga la clínica en cuestión. Cuanto más compleja sea la clínica y sus objetivos, más complejo será el organigrama.
Además, es importante recordar que la estructura del organigrama varía de una clínica dental a otra, y que algunos departamentos no están presentes en todas las clínicas. Además, en algunos casos, un solo profesional puede desempeñar varias funciones.
A continuación, presentamos una estructura básica del organigrama de una clínica dental. Cabe mencionar que, dependiendo del tamaño y la complejidad de la clínica, es posible que se requieran más roles o que algunos roles se combinen.
1. Director de la clínica dental
El director de la clínica dental es el nivel más alto de la clínica dental. Se trata de la persona con la mayor responsabilidad de gestión de negocio dentro del organigrama, puede ser el dueño de la clínica o no. Se encarga de la gestión financiera y administrativa de la clínica, además de representarla legalmente.
Entre otras, algunos ejemplos de sus tareas del día a día son:
- Planificar las actividades de la clínica
- Dirigir el desarrollo de la actividad médica de la clínica
- Contratar personal
- Aprobar presupuestos e inversiones
- Autorizar compras y convenios
En clínicas muy pequeñas, es común que el dentista propietario asuma las responsabilidades de gestión. No obstante, si los recursos lo permiten, es recomendable contratar a un experto en la materia para seguir aumentando el negocio.
2. Director médico
En caso de clínicas medianas o grandes, suele haber un director médico, que suele coincidir con un odontólogo del centro. A grandes rasgos, este perfil se encarga de coordinar al equipo médico y de supervisar la atención médica.
Algunos ejemplos de sus funciones principales incluyen:
- Supervisar y coordinar el equipo médico
- Representar a la clínica dental en eventos médicos
- Controlar las compras de instrumental médico
- Verificar y controlar el stocks
3. Atención al paciente – Odontólogos general (asociados o empleados)
Los odontólogos forman parte del equipo médico de la clínica, pueden ser asociados o empleados. Dependiendo de la clínica y de las especializaciones que tenga, habrá especialistas en diferentes tratamientos dentales.
Entre sus funciones encontramos:
- Realizar tratamientos dentales específicos
- Atender al paciente y explicarle sus opciones
- Delegar trabajo al auxiliar dental
4. Personal auxiliar
El personal auxiliar es el encargado de brindar apoyo al equipo médico durante los tratamientos dentales, gestionar los historiales médicos de los pacientes, preparar equipos y materiales y mantener los instrumentos limpios y desinfectados.
Entre sus funciones específicas se encuentran:
- Controlar la agenda de los médicos
- Gestionar las fichas de los pacientes.
- Solicitar pedidos al laboratorio
- Realizar pruebas
- Mantener los equipos
- Dar soporte a los odontólogos durante los tratamientos
En clínicas medianas o grandes, es común que exista un responsable del personal auxiliar, encargado de gestionar y coordinar al equipo.
5. Personal de recepción
Esta área es responsable de la atención al paciente y de la gestión de citas. Se suele tratar del primer contacto con los pacientes, por lo que juega un papel fundamental en la atención al cliente.
Sus funciones específicas incluyen:
- Atender a pacientes por teléfono y en persona
- Dar la bienvenida a los pacientes.
- Gestionar la agenda de los pacientes
- Realizar tareas administrativas variadas
- Mantener la recepción y la sala de espera ordenadas
En conclusión
Un organigrama en el que se reflejen las competencias de cada miembro del equipo facilita la colaboración entre los miembros del equipo, lo que a su vez se traduce en una mejor atención al paciente y en un aumento en la productividad de la clínica.
Cuidar las relaciones personales y tener una comunicación fluida con el equipo es fundamental para el desarrollo de la confianza y la retención del talento en tu clínica dental.
Además, el organigrama de una clínica dental no solo sirve para mejorar la organización y productividad, sino que también puede impulsar la innovación y la diferenciación dentro de la clínica. Por ejemplo, al dejar claros los roles en el organigrama de la clínica y tener una visión amplia, se harán patentes las carencias como roles de gestión, que pueden ayudar a mejorar las operaciones y a generar una mayor diferenciación en el mercado.
En conclusión, contar con un organigrama bien definido en una clínica dental es esencial para garantizar una organización eficiente y la distribución adecuada de roles y responsabilidades.
Si tienes alguna duda, llámanos al 911 86 34 56 o escríbenos, estaremos encantados de atenderte.