Si bien las escuelas y cátedras universitarias de odontología ofrecen cada día más módulos y materias para aprender a gestionar una clínica dental es una realidad que eso de poco sirve en el mundo real.

La situación es eminentemente práctica.

El dentista tiene que lidiar con los obstáculos y situaciones propias de su profesión, los pacientes, materiales con los que desarrolla su profesión y el tema de la gestión.

Es cierto, nos topamos con una situación donde se asoman impuestos, gestión dental, dirección del personal, marketing para la clínica dental y numerosas situaciones, absolutamente necesarias que te harán reflexionar sobre la necesidad de formarte, para llevar el peso no sólo de la profesión, sino también de una empresa.

Hoy, en este artículo, nuestros profesionales y consultores de Ascensium, nos dedicamos a resumir en 7 puntos, lo que consideramos medular para desarrollar las competencias que te enfocarán a ser un excelente gerente de tu clínica dental.

1.- Una actitud profesional en la Odontología

No cuestionamos de ninguna manera tu ejercicio profesional, de hecho, en el 99% de los casos, nuestros clientes son excelentes médicos, de hecho es un requisito “sine equa nom” para trabajar con ellos.

Sin embargo, la gestión de la clínica dental se puede ver dañada por la falta de conducta profesional en un proceso administrativo, por ejemplo un presupuesto desordenado, mal impreso.

En gran parte de los casos, la falta de cierre de presupuestos, se da por alguna conducta poco profesional de una asistente como por ejemplo: No dar una servilleta al paciente; créeme, todos como pacientes detallamos cada uno de los movimientos de nuestros dentistas.

El dentista, tiene una misión intrusiva, y la confianza que se genera al paciente tanto para una primera revisión gratuita, como para cerrar un tratamiento de 5.000,00 € debe verse respaldada, por una actitud profesional en cada uno del recorrido de nuestro paciente, dentro de la clínica dental.

2.- Cuida tus Pacientes, haz de tu atención médica una experiencia

Si has escuchado alguna vez la misión y visión principal de google, es la siguiente:

Misión: “Organizar la información del planeta y lograr que sea útil y accesible para todo el mundo”.

Visión: “Ser el más prestigioso motor de búsqueda y el más importante del mundo”.

Es decir, cada vez que tú, yo o nuestro vecino, se sienta en su ordenador o usa su móvil, google se centra en dar la respuesta más acertada a la búsqueda que se está consultando.

Tu misión principal es dar salud, estamos de acuerdo con eso, sin embargo, puedes tomar una serie de datos que pueden hacer de la visita al dentista, algo agradable.

Sí, en efecto, numerosos estudios afirman que ir al dentista, es en principio un acto traumático, por dos factores:

• Invasividad en tu cuerpo
• Factor económico

Vale, la cuestión acá es conocer a tu paciente, hay una realidad en el marketing que se llama buyer persona, no es más que el estudio detallado de tu paciente, eso vamos a suponer que lo llevas bien.

Ejemplo de buyer persona de tu paciente ideal:

Nosotros como apasionados del neuromarketing, que aplicamos a cada una de nuestras campañas de marketing dental, les recomendamos la práctica del “Small Data”, ideado por el experto de renombre mundial en neurociencias Martin Lindstrom.

Martin nos explica, que existe información muy importante en las pequeñas cosas que suceden a diario, y que lo ideal es investigarlas en el mundo real, hace mofa del big data, y se enfoca en conversar con las personas, ver su entorno, e inclusive vivir con sus prospectos…

Esto claro, no lo harás como dentista

Pero sí, ver cuales detalles puedes tomar en cuenta para atender tus pacientes de manera excepcional.

Claro, la iniciativa va muy bien, pero, ¿Sería óptimo hacerlo con un método?

Efectivamente, sí.

En Ascensium, hemos creado un método, forjado a través de más de 10 años de experiencia con el que de manera organizada y gradual, vamos gestionando cada área de tu clínica dental para que todas las áreas funcionales trabajen en sinergia, hacia dos fines básicamente:

• Dar una Experiencia Única a tus Pacientes
• Generar Rentabilidad

Por último algo que sinceramente ya debes saber, este interés debe ser realmente genuino, es decir, la atención, escuchar sus historias, preocupaciones o situaciones y hacerte cargo de lo que puedas como dentista hacer, debe ser una actitud real de servicio hacia tu paciente.

Esto te hará único, recuerda a tu barbero o peluquera. ¿Sólo te corta el cabello?

3.- Gerencia y dirige el Recurso Humano de tu Clínica Dental

Una clínica dental gestionada y dirigida de manera excelente, se mide en resultados cuantitativos generalmente, es decir, a través de la facturación.

Y eso está muy bien, pero debemos analizar y prever los factores cualitativos que están envueltos en eso.

Uno muy importante es el recurso humano, la práctica de dentistas, higienistas, asistentes dentales, personal administrativo y recepcionistas es clave para lograr el éxito.

Los pacientes, llegan con trauma a tu clínica odontológica, cuando el ser humano está en una situación como esta, tiene todos sus sentidos alerta por naturaleza.

Lo que nos hace más sensibles a cualquier agresión, y quizás la actitud de tristeza, desdén, desmotivación o mala cara de una recepcionista, puede hacerte perder la aprobación de un presupuesto de miles de Euros.

No decimos de ninguna manera, que bajes el listón de exigencia, por el contrario, utiliza metas para que el personal tenga retos para cada mes, sin embargo, eso debe ir acompañado con políticas de recompensa, algunas pueden ser:

• Un salario acorde, y quizás algo por encima de la media (esto te permitirá captar personal con cualidades más potentes que el promedio)
• Incentivos económicos por metas
• Estar libres, los días de cumpleaños.
• Invitarles a un almuerzo o desayuno el día del cumpleaños
• Elegir el empleado del mes, con alguna recompensa
• Recompensar a los empleados con mejor valoración por parte de los pacientes (una encuesta  te ayudará)

Estos incentivos deben ser alcanzables, el proponer metas u objetivos imposible, simplemente generarán frustración y serán inclusive peores, que no dar absolutamente nada.

Esta publicación de nuestro blog sobre las Principales ideas para seleccionar talento para tu Clínica Dental, te puede ayudar.

4.- Cuida la integridad y calidad de tus productos o insumos de trabajo

Es muy importante trabajar con materiales de excelente calidad, esto significa que nuestras herramientas, tecnología, procesos y materiales, tengan detrás una marca que los soporte  tanto en calidad como una respuesta efectiva a posibles anomalías.

Imagina por un momento que has tomado unas horas trabajando una corona dental, una marca casi anónima barata, te entregó una muestra en un evento, la usaste y tu paciente se fué muy a gusto a casa.

Al siguiente día viene muy enfadado… ?

(Tú), sí (Tú) como dentista (no es el producto, estamos en la psique del paciente), le has causado a tu paciente:

• Dolor
• Pérdida de tiempo
• Un problema con su jefe (de magnitudes diferentes según el caso)
• Una situación familiar (no hay quién lleve a los peques al cole)
• Y posiblemente, piense que le cobrarás la reparación (problema económico)

Sin adicionar, problemas para el parking, un día de metro complicado, algún vecino molesto. Ya imaginarás la escena…

Para tí (odontólogo), recibes a esta persona, algo enfadada (a tu vista) y lo tratas con el mayor cariño, haces la reparación de urgencia, y tienes:

• Un paciente molesto, no sabremos si vuelve
• Tienes posiblemente que mentir, o dirás que usaste una prueba de calidad no probada.
• Perder tiempo valioso de otros pacientes (algunos en su primera visita)
• La posibilidad de que ese paciente, hable con otros en la sala de espera, con las consecuencias que eso puede traer.
• Pérdida patrimonial reparar y hacerlo de nuevo, te hace perder el doble de material y tiempo.

La experiencia de cientos de clínicas dentales, nos dice que la calidad de nuestros productos va de la mano con la calidad del servicio prestado a tu paciente.

Claro, que es muy recomendable probar nuevos productos, pero investiga antes ese proveedor, verifica su calidad, pide los test clínicos que se hayan hecho.

Recuerda que todos los comerciales tienen un interés, el tuyo es dar el mejor servicio a tus pacientes.

5.- Destaca o aumenta el valor percibido por tu atención dental

Hay algo que es un poco injusto,

Nos esforzamos en dar una imagen fantástica, iluminación, limpieza, asepsia; un personal bien entrenado.

Pero, algo falta…

Y te digo, ¡Es muy sencillo hacerlo!

Aumentar el valor, es algo bastante cualitativo, va muy de la mano, con la atención excepcional.

Existen cosas que puedes ofrecer, y aumentan la percepción del servicio recibido, como por ejemplo:

• Da la primera revisión gratuita.
• Ofrece la radiografía de diagnóstico, incluida en algún tratamiento
• Descuentos en la limpieza dental
• Revisión para niños incluida dentro de un tratamiento para adultos

El valor es percibido en la manera sobre la cual tu servicio dental es ofrecido a tus pacientes, el seguimiento del tratamiento y el interés genuino que ofrezcas como odontólogo a tus pacientes.

Algunos artículos que te pueden ayudar:

• ¿Cómo Abrir una Clínica Dental? Parte I
• ¿Cuáles son las partes de una clínica dental?
• 10 Errores comunes al Abrir una Clínica Dental
• 7 tips para crear una clínica dental única
• Decoración de clínicas dentales I Entrega
• Diseña la Clínica Dental de tu Sueños

6.- Atiende las prioridades de tu Clínica Dental y delega sabiamente

Gestionar una clínica dental tiene una dicotomía complicada, estamos inmersos en dos situaciones fácticas, que deben armonizarse necesariamente:

• Dar salud a nuestros pacientes.
• La clínica dental es un negocio, y  debe generar rentabilidad.

Este punto, es el penúltimo ya que necesita varios de los anteriores para que tengas éxito.

Cuando te enfocas en tu paciente, logras que este se sienta a gusto, en confianza, con seguridad vas a generar mayor negocio. No pondrá en duda tu palabra, ya que tu, su dentista, ha sido honesto con él desde un principio.

Por otro lado, si has trabajado tu recurso humano de manera óptima, tienes personas de confianza en quienes delegar, que harán no sólo su trabajo, sino también una gestión dental formidable, dando ese servicio, y a veces sólo una sonrisa, que deleitará los pacientes de tu clínica, y vendrán más tratamientos e ingresos como consecuencia.

Todo viene entonces, de forjar una excelentes relaciones. Tanto con tus pacientes, como en todos los empleados del consultorio dental. En fin buscar fidelizar a tus pacientes para que vuelvan y te puedan recomendar a sus amistades.

Esto te hará enfocarte más en tu especialidad: ortodoncia, endodoncia, implantes, etc; y te dará más tiempo libre y calidad de vida. ¿De eso se trata no?

7- Analiza la percepción de tu paciente

Bien, ya hemos avanzado mucho en este artículo, ha sido una verdadera aventura!

Gracias por acompañarnos, hasta acá, nos agrada que aproveches este contenido y lo pongas en práctica.

Hay algo que no podemos dejar pasar:

El análisis, sin medir no estamos haciendo nada, en lo absoluto…

¿Que te digo con esto?

Básicamente, salvando lo complejo de un estudio de mercado y revisiones más detalladas de la operatividad y gestión de tu clínica dental, existen varias maneras como determinar el rendimiento de tu clínica dental.

7.1.- CRM o software para clínica dental:

La clínica dental, debería estar gestionada por un sistema experto, que te permita cruzar la información que las visitas, citas, pacientes, van dejando a medida que se producen, cuando se cancelan citas y por que.

También te permite tener un record de tus pacientes, y lo más importante: analizar comportamientos, para determinar estrategias para llegar mejor a tus pacientes, esto junto a métodos de análisis estadísticos como encuestas te permitirá ir determinando comportamientos en el mundo off line.

7.2.-  Medición de Datos On line:

En el universo online, tenemos una variante muy positiva, es decir, acá puedes medir todo el rendimiento de tus campañas, cuantas personas visitan tu página web dental, de qué manera se van comportando, e inclusive el interés que pueden tener en tu marca (duración o time en el sitio web)

No dejes de tomar las oportunidades que la tecnología te brinda para tener una visión panorámica de tu clínica dental.

Tenemos una sección de marketing digital dental, puedes acceder aquí.

Conclusiones

En esta investigación hemos analizado:

• En qué consiste la gestión de una clínica dental, abordada de manera integral y sistémica.
• Como debe ser la actitud de un profesional de la odontología
• La experiencia que debes dar a tus pacientes
• Recomendaciones “de oro” para gestionar el recurso humano de tu clínica dental.
• Que tener en cuenta, a la hora de seleccionar los proveedores de tus insumos y tecnología dental
• Como aumentar el valor percibido de tu clínica dental
• Que significa atender las prioridades de tu clínica dental
• Como analizar la percepción del valor de tu clínica para tu paciente (con datos)

Los profesionales de Ascensium Consultores, estamos a gusto, cuando compartimos estas claves para gestionar y dirigir tu clínica dental.

Recuerda que puedes participar a través de tu comentario, e inclusive solicitar un asesoramiento totalmente gratuito, también te invitamos a conocer las opiniones de nuestros dentistas.

También puedes participar en nuestros cursos presenciales y online, durante todo el año en España.

Recibe un cordial saludo!  ?

Hugo Lobato. Es socio fundador y director de consultoría en Ascensium Consultores. En Ascensium tenemos una filosofía de formar a nuestros dentistas para que obtengan el mayor provecho de su inversión. ¡Gracias por leernos!