Las primeras visitas son cruciales, de eso no cabe duda. Es cierto que contar con pacientes fidelizados aporta una enorme tranquilidad, pero los nuevos son de vital importancia para el desarrollo y crecimiento de tu negocio odontológico.
Además de acciones de captación y atracción, es fundamental establecer un protocolo en el que no quede nada al azar. En este post quiero detallar cómo actuar con tus primeras visitas para que no se te escape ningún detalle. Si quieres conocer más información, ¡sigue leyendo!
1. Llegada y recepción en clínica
Nada más llegar, lo primero que verá tu nuevo paciente es la entrada y la recepción de la clínica. Por ello, es esencial cuidar cada uno de los detalles y cerciorarse de que todo está perfecto para transmitir confianza. En este sentido, limpieza y orden deben ser los protagonistas en cada una de las estancias de la clínica.
Para recibirle y darle la bienvenida que se merece, debes emplear un trato amable y cercano. Tanto verbal como no verbal, la comunicación es la base de las relaciones. Para que este vínculo entre tu paciente y tú sea lo más estrecho posible, explícale todo lo que necesita saber y resuelve todas sus dudas. Además, un pequeño gesto que también te acercará a tus nuevos pacientes es la sonrisa.
2. Recogida de datos
Una vez hayas recibido y dado la bienvenida a tu nuevo paciente, asegúrate de contar con una persona en el equipo que le acompañe durante toda la visita. Antes de entrar al gabinete, recoge todos los datos relativos al paciente. En estos casos, la mejor opción es hacerlo en un despacho aparte, ni en la recepción ni en la sala de espera.
Recuerda que la información que se trata es privada, por lo que es importante tener en cuenta aspectos como la intimidad. Además, si llevas a cabo esta recogida de datos en un despacho, podrás explicar y resolver dudas cómodamente. Después, acompáñale a la sala de espera, controlando los tiempos y evitando largas esperas.
3. Revisión odontológica
En el momento en el que tu primera visita deba entrar en el gabinete, el odontólogo debe presentarse y dirigirse a él, llamándolo siempre por su nombre. Asimismo, es esencial mostrarse empático y practicar la escucha activa, comprendiendo las necesidades y preocupaciones del paciente para que se sienta a gusto. Después, se analizará y valorará su salud bucodental, realizando las pruebas diagnósticas necesarias.
4. Explicación del tratamiento
Una vez el odontólogo haya llevado a cabo la exploración y evaluación inicial, hay que explicarle al paciente qué es lo que le sucede y cómo podéis ayudarle para solucionarlo. En este punto es importante que tengas muy presente que no estás hablando con un profesional del sector odontológico, por lo que debes evitar tecnicismos y términos negativos, adaptándote siempre a las necesidades de tu paciente.
5. Despedida
La última fase del protocolo es la despedida. Al terminar la visita, proporciónale al paciente su plan de tratamiento por escrito. En este documento, debes incluir las diferentes formas de pago con las que cuentas; así, podrá tomar la decisión con tranquilidad. Al despedirte de él, recuerda preguntarle cómo se ha encontrado durante la visita, darle las gracias y comentarle que esperas verle muy pronto por la clínica.
En definitiva, la primera impresión que las personas reciben de tu clínica debe ser la mejor. De no ser así, no conseguirás que vuelvan. Por este motivo, a la hora de atender a un paciente que acude a tu consulta por primera vez hay que estar a la altura y, sobre todo, no defraudarle. Disponiendo de un protocolo de actuación, te asegurarás de que todo va a salir bien.
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