Finanzas de la clínica dental: P&L, EBITDA y punto muerto
Finanzas de la clínica dental en cuatro pasos: leer el P&L con la regla del INE, separar EBITDA reportado de ajustado y calcular tu punto muerto real.
Finanzas de la clínica dental: P&L, EBITDA y punto muerto
«Mi gestor me manda las cuentas en abril y ya me dice si ha ido bien.»
Me lo cuenta un propietario con tres gabinetes en una capital de provincia. Estamos en noviembre. Lleva diez meses tomando decisiones sobre un ejercicio que no ha visto. Y en parte tiene razón: el gestor hace su trabajo y las cuentas cuadran. Pero cuadrar con Hacienda y saber si ganas dinero son dos cosas distintas.
La mayoría de propietarios trabaja con dos contabilidades sin saberlo. La fiscal, que ve Hacienda. Y la real, que verá un comprador si algún día vendes. Las finanzas de la clínica dental consisten en gestionar la distancia entre las dos antes de que te cueste dinero. Cuatro disciplinas: leer el P&L con la regla del sector, distinguir EBITDA reportado de ajustado, conocer tu punto muerto y reconocer las señales de alerta a tiempo.
La regla del sector: 50, 24, 26
El INE publica cada año la estructura de costes de las actividades odontológicas, el CNAE 8623, con dos años de retraso. Es la sola foto pública del sector con rigor estadístico. Casi ningún propietario la mira.
Los datos de 2023 dicen esto: compras y servicios exteriores, 49,9 % de la cifra de negocios. Gastos de personal, 24,3 %. Excedente bruto de explotación, el equivalente sectorial del EBITDA, 26,5 %.
Esa es la regla con la que medir tu P&L. Si tus compras pesan un 38 %, estás en el top decil. Si pesan un 58 %, tienes un problema. Sin esa referencia, los números absolutos no dicen nada. Cualquier desviación de más de cinco puntos en cualquiera de las tres líneas exige una explicación. Y la mayoría de clínicas que se definen como «bien gestionadas» lleva años sin compararse con ella.
Fíjate en compras. Materiales, laboratorio, suministros. Es la línea más subestimada de las finanzas de la clínica dental y la palanca que más margen mueve sin tocar precios: bajar compras del 50 al 45 % de la facturación equivale a subir precios un 10 %. Renegociar proveedores y laboratorio mueve el margen sin que el paciente note nada. Si nunca has calculado lo que te cuesta de verdad un tratamiento, empieza por el escandallo real de una obturación.
Misma facturación, EBITDA once veces distinto
En Ascensium comparamos dos clínicas del panel de clínicas medianas de 2024, con cifras anonimizadas, que facturan lo mismo: 1.180.000 euros.
La primera gasta un 58 % en compras y servicios, ocho puntos por encima del sector, porque no negocia con proveedores. Un 30 % en personal, seis puntos por encima. Un 10 % en otros gastos y amortización, con un alquiler caro. Le queda un EBITDA de 24.000 euros, un 2 %. Y cobra a 47 días.
La segunda gasta un 47 % en compras, un 23 % en personal y un 8 % en otros gastos. EBITDA de 260.000 euros, un 22 %. Cobra a 11 días.
Misma facturación. La diferencia está en cómo se gestiona cada línea de coste. Renegociar proveedores, ajustar personal y disciplinar el cobro mueve veinte puntos de EBITDA en 18 a 24 meses sin tocar precios. ¿A cuál de las dos se parece más tu clínica? Si no puedes contestar con tu P&L delante, ese es el primer problema de las finanzas de la clínica dental. Los cinco números que importan son el punto de partida.
EBITDA reportado y EBITDA ajustado
En las finanzas de la clínica dental conviven dos EBITDA. La cifra que sale en tu cuenta de resultados rara vez es la que un comprador profesional pagará. La diferencia se llama EBITDA ajustado y se construye con cinco add-backs: salario del titular ajustado a mercado, gastos personales canalizados por la clínica, familiares en nómina sin función, extraordinarios no recurrentes y, en sentido contrario, ingresos extraordinarios que se restan.
Un ejemplo del capítulo. Clínica con 90.000 euros de EBITDA reportado. El titular cobra 95.000 cuando el mercado paga 60.000: 35.000 de add-back. Coche, móvil y comidas: 15.000. El cónyuge en estructura sin función: 25.000. Una reforma y un litigio: 18.000. Una subvención puntual: 7.000 que se restan. EBITDA ajustado: 186.000 euros. A múltiplo cinco, esos 96.000 de diferencia son 480.000 euros al cierre.
En las clínicas profesionales que analizamos, la distancia entre reportado y ajustado suele estar entre el 30 y el 80 %. Con un matiz: sin documentación no hay add-back. El comprador audita cada uno.
Y una trampa que cuesta cara: «el EBITDA crece todos los años, así que la clínica genera dinero de sobra». El EBITDA ignora intereses, impuestos, amortización y, sobre todo, el movimiento del circulante. Puede mejorar mientras la caja empeora, si cobras más tarde o si la amortización corresponde a equipos que sí hay que reponer. Lo expliqué con la ortodoncia cobrada por adelantado en cobrar por adelantado sin comerte la caja.
Punto muerto: la conversación que nadie quiere tener
El punto muerto es la facturación mensual mínima con la que cubres todos los costes. Es la conversación más honesta y más evitada de las finanzas de la clínica dental. Muchos propietarios trabajan en punto muerto sin saberlo, confunden mes flojo con mes en pérdidas y descubren la realidad al cerrar el ejercicio.
Como orden de magnitud, en las clínicas que analizamos: una general de barrio con dos sillones cubre costes entre 18.000 y 25.000 euros al mes. Una general de tres sillones, entre 28.000 y 38.000. Una premium de tres sillones, entre 45.000 y 65.000, porque la estructura cara obliga a un ticket alto. Una especializada de dos sillones, entre 35.000 y 50.000. Una boutique de uno o dos sillones, entre 25.000 y 40.000.
¿Sabes el tuyo? Sin punto muerto, el plan de crecimiento es un deseo.
Y ligado a él, la capacidad ociosa. El sillón que no factura sigue costando: como orden de magnitud, entre 5.000 y 15.000 euros al año en amortización y costes asociados. Tres sillones al 60 % de ocupación equivalen, financieramente, a dos al 90 %, pero con el coste fijo de tres. Antes de comprar el cuarto sillón, agota los tres que tienes. ¿Cuántos sillones pagas y cuántos explotas?
Las siete señales de alerta
Hay siete umbrales en las finanzas de la clínica dental que, cuando se cruzan, exigen acción. Es la lista mínima que separa una clínica sana de una que tendrá un problema en 12 a 18 meses.
1. Compras sobre facturación por encima del 55 %. Auditoría de compras: renegociar materiales y laboratorio, seguimiento por tratamiento.
2. Personal por encima del 30 %. Estructura sobredimensionada. Revisa la productividad por persona y las horas de sillón frente a las horas pagadas. Lo desarrollé en el capítulo anterior de la serie, sobre el equipo de la clínica dental.
3. EBITDA por debajo del 15 %. Modelo en deterioro. Diagnóstico operativo y revisión de ticket y mix.
4. Más de 30 días de cobro pendiente. Cobro descontrolado. Política de cobro, financiación externa, ratio de contado frente a aplazado.
5. Inversión sobre EBITDA por encima del 50 %. Sobreinversión. Plan a tres años y cada compra justificada contra su retorno.
6. Cierre del P&L después del día 15. Disciplina contable débil. Cierre entre el día 5 y el 10 y revisión mensual fija.
7. EBITDA sobre EBITDA ajustado por encima del 90 %. Esta es buena señal. Pocas distorsiones, clínica bien llevada, venta más limpia. El comprador la paga con menos descuento.
Si abres tu primera clínica, fija el cierre mensual antes del día 10 desde el primer mes, aunque factures poco. Un asesor que cierre a tiempo cuesta, como orden de magnitud, entre 200 y 400 euros al mes. Un cierre tardío crónico cuesta miles al año en decisiones tomadas tarde. Si gestionas varias sedes, contabilidad por sede: un consolidado oculta la que pierde dinero mientras otra compensa.
Estos umbrales caben en una hoja. Cómo se lee cada semana lo conté en el cuadro de mando del propietario.
Preguntas frecuentes
¿Qué estructura de costes debería tener una clínica dental?
La referencia auditada es la del INE 2023 para el CNAE 8623: compras y servicios exteriores 49,9 %, personal 24,3 % y excedente bruto de explotación 26,5 % sobre la cifra de negocios. Una desviación de más de cinco puntos en cualquiera de las tres líneas exige explicación. Por encima del 55 % en compras o del 30 % en personal, hay que actuar.
¿Qué diferencia hay entre EBITDA reportado y EBITDA ajustado?
El reportado es el que sale de la contabilidad. El ajustado suma los add-backs que un comprador reconoce: salario del titular a mercado, gastos personales, familiares sin función y extraordinarios, y resta ingresos no recurrentes. En clínicas profesionales la diferencia suele estar entre el 30 y el 80 %, siempre que cada ajuste esté documentado.
¿Cuál es el punto muerto de una clínica dental?
La facturación mensual mínima que cubre todos los costes. Como orden de magnitud, una clínica general de tres sillones lo tiene entre 28.000 y 38.000 euros al mes; una premium del mismo tamaño, entre 45.000 y 65.000. Calcularlo con tus propios costes fijos y tu margen es la primera tarea de las finanzas de la clínica dental.
¿Cuándo debería cerrar el P&L mensual?
Antes del día 10 del mes siguiente. Cerrar después del día 15 es una señal de alerta. El dato fresco permite decidir rápido y corregir el mes siguiente. Cerrar el ejercicio en marzo del año siguiente es contabilidad histórica, no gestión.
Conclusión
Las finanzas de la clínica dental no piden un director financiero. Piden una regla sectorial pegada en la pared, un cierre mensual antes del día 10, un punto muerto calculado y siete umbrales vigilados. Con eso, la contabilidad fiscal y la real dejan de ser dos mundos. Y el día que un comprador pregunte por tu EBITDA ajustado, tendrás la respuesta documentada.
Todo esto es el capítulo 10 de The Dental Business Manual, donde he puesto por escrito los benchmarks de los 257 casos de clínicas que hemos auditado en Ascensium: 16 capítulos y 30 láminas, 99 € + IVA en un solo pago. Está en ascensium.es/thedentalbusinessmanual.
Esta semana, con el P&L del mes pasado delante: ¿a cuántos puntos estás del 50, 24, 26?
Seguimos. Hugo.
Escrito por
Hugo Lobato
Fundador de Ascensium Consultores. Propietario de dos clínicas antes de los 30. Profesor Asociado de Gestión y Marketing de Clínicas Dentales en la Universidad San Pablo CEU. Autor de El Dentista del Millón de Euros. Su Sistema 6M se aplica hoy en clínicas de 10 países.
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